仕事ができる人には「共通点」がある！「なんとなく」を多用すると「考える」ことがヘタになる

こんにちは、くふうLive!編集部です。

どれだけ忙しくても、やるべきことがパッと整理され、スパッと実行に移せる！だから最速で仕事が終わり、余暇を増やせる……そんな理想の仕事術が詰まった1冊！

手掛けた書籍は累計250万部以上 村本篤信著者『ロジカルメモ 想像以上の結果をだし、未来を変えるメモの取り方』（出版社:アスコム）の中から一部を抜粋・編集してご紹介します。

※本ページはアフィリエイトプログラムを利用しています。

クライアント、上司との意思疎通を最速に

ちょっとしたカン違いや行き違いが、コミュニケーションロスを生む

最速で最短で仕事を終えるために必要なこと。
それは、意思疎通を最速でこなすことです。

特に、打ち合わせの内容や次にやるべき作業に関して、認識のすれ違いからコミュニケーションロスが発生するのを、かなり抑えることができるはずです。

たとえば、みなさんは次のような経験をしたことはありませんか？

「上司との打ち合わせを踏まえ、言われたとおりに企画書をつくったつもりなのに、いざ見せると『ポイントがずれている』『なぜ指示したとおりにやらないんだ』と叱られ、全面やり直しになった」

「クライアントとの新商品の広告に関する打ち合わせの最後に、先方から『それでは先ほどの件、至急ご確認をお願いします』と言われた。『先ほどの件』というのは、最後に話題に出た納期の件だと思い込んでいたが、後で、広告で使う写真の著作権の件だとわかり、危うくトラブルになるところだった」

こうした行き違いは、たいてい、

• 指示を出すほうの言い間違いや、指示の出し方のあいまいさ

• 指示を聞くほうの聞き間違いや、思い込み

• 打ち合わせの席では、なんとなくわかったつもりになっていたが、時間がたってからわからない点が出てきた。しかし、今さら確認するわけにもいかず、見切り発車で作業を進めてしまった

• 打ち合わせの際、よくわからないところがあったのに、質問するのが面倒で、あるいは質問するタイミングを逃し、そのまま作業に入ってしまった

といったことから発生します。

また、「言葉の定義の違い」がトラブルの元になることもあります。
たとえば、上司が部下に「資料を木曜日いっぱいに提出するように」と指示したとき、上司は木曜日の就業時間いっぱいのつもりで言っているのに、部下が木曜日の深夜０時（あるいは金曜日の朝イチ）まで、と勝手に拡大解釈してしまう、といったケースも少なくないでしょう。

ロジカルメモで目指すべきゴールを共有すれば、ムダな作業やトラブルは減らせる

いずれも、「ちょっとしたカン違いや思い込み、説明不足、確認不足」が原因となっていますが、それによって生じるデメリットや損失は計り知れません。

作業全体がやり直しになった場合は、最初の作業にかかった時間とエネルギー、コストがすべてムダになります。周囲の人からの評価が下がることもあるでしょう。

しかし、打ち合わせをしながら、「ここはあいまいだな」「ここはよくわからないな」と感じた部分をその場で解消できれば、こうした問題は起こりにくくなります。

あるいは、打ち合わせの後、すぐに、「わかったつもりになっていたことがないか」「あいまいになっていることがないか」などをチェックしたり、自分の解釈にカン違いや思い込みがないかを確認したりすることで、こうしたリスクを未然に防ぐことができるはずです。

自分が相手の言葉を間違って解釈していたことや、相手の指示ミスなどがわかるかもしれませんし、言葉の定義が自分と相手とで食い違っていることが明らかになるかもしれません。

異なる人格を持つ複数の人間がコミュニケーションをとるとき、そこには必ず行き違いや認識の違いが発生します。

コミュニケーションロスを防ぐベストにして唯一の方法は、共に目指すべきゴール、解決するべき課題を、自分の言葉でできるだけ具体化し、相手に提示し、認識のずれを早めに調整することです。

そうすれば、「やるべきこと」の精度が飛躍的に上がって、ムダな作業やトラブルが減り、やりたいこと、やらなければならないことに、より多くの時間やエネルギーを注ぐことができます。

なお、「Ａさんに◯◯を確認しておいてほしい」「業務の途中でいいから報告がほしい」といったメールの送信に時間がかかる人がいます。

実は私も、つい時間がかかってしまうほうなのですが、それは「間違いたくない」とか「ちゃんと自分で吟味してから」などと、つい思ってしまうからです。

そして、こうした思いに駆られるのは、たいてい忙しさを理由に、ロジカルメモで思考をまとめなかったときです。

「○○を確認」という短い言葉でも、それが何を意味しているかは、ケースバイケースです。自分自身がまったく情報をまとめていないと、そもそも「〇〇がわからない」状態となり、ただメールを送るというだけの作業にムダな時間がかかります。

相手の方が立場が上だとさらにプレッシャーがかかるため、時間はどんどん経過していき……相手から「まだ？」と連絡が来たら、アウトです。

ビジネスにおいて、コミュニケーションや意思疎通は、仕事のクリエィティブや仕事の質と同じか、それ以上に重要だと考えましょう。

仕事ができる人のたった一つの条件

「できる人」には共通点がある

私は今まで、仕事でもプライベートでも、老若男女セクシュアリティを問わず、たくさんの人に会い、話を聞いてきました。

その中には、「この人は仕事ができるな」「優秀だな」と思う人、実際にビジネスで成功を収めている人も何人かいたのですが、彼らには一つ、共通点があります。

それは、彼らの行動や選択の理由を尋ねたときに、必ず、「～だからです」といった答えが、即座に返ってくること。

「なんとなく決めました」「なんとなく選びました」という答えが返ってくることが、ほとんどないのです。

「今日、何を食べようかな」といった、日常のささいな選択であれば、「なんとなく決める」こともあるかもしれませんが、ビジネスにおける意思決定に関しては、必ず明確で合理的な理由があります。

何らかの課題に対して、必要な情報を集め、整理し、アイデアを生み出し、過去の経験やデータ、世の中のトレンドなどを考え合わせて、それらのうちどれがより良い結果につながるかを決断する。

「できる人」は、こうしたプロセスをスピーディーにやってしまいます。
しかも、そうしたプロセスを、常に自分の言葉で把握しているため、こちらが質問したときに、すぐに答えることができるわけです。

「なんとなく」を多用しすぎると、「考える」ことがヘタになる

一方で、私自身は、行動や選択の理由を尋ねられ、「なんとなく」と答えることが少なくありません。

たとえば、「なんであのショーの最後に血（のり）を吐くことにしたの？」「なんであのショーの途中に手品を入れることにしたの？」と尋ねられたときも、「うーん、なんとなく……？」とか「面白いかな、と思ったから」といった答えを返すことがほとんどです。

実際には、そのような演出を思いついたのは、「過去に自分が観てきたもの、面白いと思ったものを、頭の中で意識的・無意識的に組み合わせた結果」なのですが、「あまり真面目に答えてもつまらないかな」という思いや、気恥ずかしさなどから、つい「なんとなく」という言葉でごまかしてしまうことが少なくありません。

ただ、「なんとなく」という言葉をあまりにも多用していると、少しずつ「自分の考えを言葉にすることがヘタになる」ような気がします。

そして、自分のもやっとした思いを言語化することがヘタになると、「考える」こともヘタになってしまうような気がします。

価値観は人それぞれ、生き方も人それぞれです。
私は、あらゆる行動に明確な理由や裏づけがある人も、逆に、何を尋ねても「なんとなく」と答えるような人の「ユルさ」も好きです（そして、そのような人も、本当はいろいろと考えたうえで、決断を下しているかもしれませんが）。

いろいろな人がいるから、世の中は面白いのです。
でも、「考える力」を磨くため、失わないためには、「なんとなく、という言葉でごまかすのはほどほどにしなければ」「少なくとも自分の頭の中では、できるだけ自分の行動の理由をきちんと考え、分析しなければ」とも思っています。

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